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COBOL技術者の憂鬱

COBOLプログラマは不在にしています

ポモドーロテクニックのチートシート和訳

昨年末に、ポモドーロテクニックという仕事術的なものの存在を知ったのですが、今年に入って書店で解説本が出ているのを見つけて、こういうものに目のない私は早速読んでみることにしました。
で、当然実践してみたわけですが、とてもシンプルなメソッド集なので、GTD挫折経験者の私でもこれなら続けていけそうかなと感じています。
集中と休息のリズムを徹底的に管理して、脳のパフォーマンスを最大限に引き出そうということらしいのですが、実際にやってみて、なるほど効果はかなりありそうな感じがしますね。


本家のサイトをうろついていたら、チートシートがあったので、これを和訳してみることにしました。もちろんポモドーロテクニックを使用して…
実は既にどなたかがネット上に和訳文書を公開されているのですが、どうも直訳すぎて意味の通っていないところが多かったので、そういうところがないように自分なりに表現を変更しています。
また、本家の文書では省略されている、レコーディングシートや見積もりに関する点をいくつか追記してあります。これを書いておかないと全体的に機能しないので。
あとは、これをPDF化してどこかにあげておきたいのですが、やり方がよくわからないので後日ということで。何ポモドーロくらいかかるかな…



【WHAT IS IT?】

The Pomodoro Technique is a time management method that can be used for any kind of task. For many people, time is an enemy.
The anxiety triggered by “the ticking clock”, especially when a deadline is involved, leads to ineffective work and study habits which in turn lead to procrastination.

The aim of the Pomodoro Technique is to use time as a valuable ally in accomplishing what we want to do in the way we want to do it, and to enable us to continually improve the way we work or study.


【これは何?】

ポモドーロテクニックとは、あらゆる種類の仕事に使うことのできる時間管理術のことです。
多くの人々にとって、時間は「敵」であるとみなされています。特に、締切りが迫っている時などは、チクタク音の鳴る時計のせいで心配事が引き起こされ、捗らない仕事が常態化したり、締切りを守れない事態へとつながってしまいます。
ポモドーロテクニックを使用することで、やりたい事をやりたい方法で成し遂げる為の強力な味方として、時間を扱うことができるようになります。さらに、継続的に仕事のやり方を改善し続けることを可能にします。



【THE GOALS】

The Pomodoro Technique will provide a simple tool/process for improving productivity (your own and that of your team members) which is able to do the following:

・ Alleviate anxiety linked to becoming
・ Enhance focus and concentration by cutting down on interruptions
・ Increase awareness of your decisions
・ Boost motivation and keep it constant
・ Bolster the determination to achieve your goals
・ Refine the estimation process, both in qualitative and quantitative terms
・ Improve your work or study process
・ Strengthen your determination to keep on applying yourself in the face of complex situations


【ゴール】
ポモドーロテクニックは(あなた自身と他のチームメンバーの)生産性改善の為に、シンプルなツールやプロセスを提供し、以下の効果を得ることができます。


・湧き上がってくる不安を軽減します。
・仕事の割り込みを断ち切ることで、重要な作業へフォーカスし、集中力を高めることができます。
・決断力を向上させます。
・モチベーションを向上させ、その状態を継続して維持します。
・目標達成のための決断力を高めます。
・質的・量的に、見積りプロセスを洗練させます。
・仕事のプロセスを改善します。
・複雑な状況に直面した場合に、作業に専念し続ける決意を強化します。



【TOOLS】

To start using the Technique you only need some simple tools:

・ A KITCHEN TIMER (Pomodoro looks fine)
・ A PENCIL
・ A TO DO SHEET
・ AN ACTIVITY INVENTORY SHEET
・ A RECORDS SHEET

You can download and print sheets’ templates from Pomodoro Techiques web site.


【ツール】
ポモドーロテクニックを始める為には、いくつかのツールが必要となります。


・キッチンタイマー(トマトのような形のものがいいですね。)
・えんぴつ
・ToDo シート
・アクティビティ在庫シート
・レコーディングシート


各シートのテンプレートは、ポモドーロテクニックのWebサイトからダウンロードして印刷することができます。



【BASICS】

Put all the activities you have to accomplish on the ACTIVITY INVENTORY SHEET.
At the beginning of each day select the tasks you need to complete and copy them on the TO DO SHEET.

Start working:
・ Choose the topmost task from the list
・ Set the Pomodoro to 25 minutes
・ Work until the Pomodoro rings
・ Mark the task with an X on the TO DO SHEET
・ Take a short break (3-5 minutes)

Keep on working, Pomodoro after Pomodoro, until the task at hand is finished, then cross it out on the TO DO SHEET.
Every 4 Pomodoros take a longer break,(15-30 minutes).


【基本】
○アクティビティ在庫シートの作成
まず、あなたが今現在抱えている全てのアクティビティを、「アクティビティ在庫シート」へ記入してください。
それぞれのアクティビティについて、「何が(いつまでに)どうなるのか」という書き方になるようにして、1項目につき1行ずつ書くようにします。
最後に、各アクティビティの所要時間を見積もり、各行の右側に追記しておきます。
このシートは、これから毎日使うことになります。


○ToDoシートの作成
毎日の始めに、「アクティビティ在庫シート」から、最優先のアクティビティについて、その日の間にやり遂げることのできる分量だけ、「ToDoシート」へ転記してください。
その際に、各アクティビティの右側に、達成する為に必要なポモドーロ(1ポモドーロを25分とします。)の数だけ、四角いチェックボックスを書いておきます。
このシートは、その日の間、使うことになります。


○作業開始
・「ToDoシート」の中から、最優先のアクティビティを選びます。
・25分後にタイマーが鳴るようにセットします。
・タイマーが鳴るまで、選んだアクティビティに関する作業を行います。
・タイマーが鳴ったら、「ToDoシート」上の該当アクティビティのチェックボックスに×マークをつけましょう。アクティビティが完了した場合は、該当行に線を引いて消してください。
・小休憩を取ります(3-5分)


以上の作業を、1ポモドーロとし、繰り返します。
4ポモドーロごとに、長めの休憩(15-30分)を取るようにしましょう。


○レコーディングシートの作成
毎日の終わりに、「レコーディングシート」に今日の日付と、その日に行った作業に関するデータ(その日に完了したポモドーロの数など)を記録しておきます。
このシートは、1日あたり1行ずつ使って、日々の作業に関するデータを記録していき、後で分析する為に使用します。
例えば、1つのアクティビティに平均してどれだけポモドーロを使っているかを把握し、大きすぎる場合には、より細かい単位にブレイクダウンすべきかどうかを判断する材料として使います。



【RULES & TIPS】
・ A Pomodoro is indivisible
・ If a task takes more than 5-7 Pomodoros, break it down
・ If it takes less than one pomodoro,add it up, and combine it with another task
・ Once a Pomodoro begins, it has to ring
・ The next pomodoro will go better
・ The Pomodoro Technique shouldn’t be used for activities you do in your free time. Enjoy free time!


【ルールとTips】
・1つのポモドーロは分割することができません。
・1つのアクティビティが、5-7ポモドーロを越える場合は、アクティビティをより細かくブレイクダウンしましょう。
・1つのアクティビティが、1ポモドーロに満たない時には、他のアクティビティとまとめるようにしてください。「アクティビティ在庫シート」上は複数行に渡っていたアクティビティが、「ToDoシート」上では1行にまとまることになります。
・開始したポモドーロは、タイマーが鳴るまで続けなければなりません。
・もしポモドーロの続行に失敗した場合は、そのポモドーロは破棄して、初めからやり直しましょう。
・もし25分以内にアクティビティが完了してしまった場合は、タイマーが鳴るまで中断せずに、そのアクティビティに関する強化学習に当てるようにしましょう。
・「ToDoシート」作成時に記入した全てのチェックボックスを使い果たしても、そのアクティビティを完了できなかった場合には、四角いチェックボックスの代わりに「○」を必要な数だけ追加することで再見積もりを行います。それでも足りない場合には、「△」を使用して再々見積もりを行うことが許されています。
・自由時間に対してポモドーロ・テクニックを使用するべきではありません。自由時間はあなた自身のやり方で楽しんでください。
・毎日の始まりに、「アクティビティ在庫シート」上の所要時間見積もりを見直してみましょう。
・「アクティビティ在庫シート」は、自分にとって適切な量を保つように定期的にメンテナンスしておきましょう。
・「レコーディングシート」に、その日の作業時間に関する予実差異(×の数から□の数をひく)と、再見積もりの回数(追記された○と△の数)を記録していき、そのいずれもがゼロになることを目標としましょう。



【INTERRUPTIONS】
Once you’ve started using the Pomodoro Technique, interruptions can become a real problem.

Internal interruptions are distractions that come from you: stand up and get something to eat or drink or to look up something on the Internet this minute.

Make these interruptions clearly visible.
Every time you feel a potential interruption coming on, put an apostrophe (’) on the sheet where you record your Pomodoros.
Then do one of the following:
・ Write down the new activity on the TO DO SHEET under Unplanned & Urgent if you think it’s imminent and can’t be put off.
・ Write it down in the ACTIVITY INVENTORY SHEET, marking it with a “U” (unplanned); add a deadline if need be.
・ Intensify your determination to finish the current Pomodoro. Once you’ve marked down the apostrophe, continue working on the given task till the Pomodoro rings.

People who work in social environments have to deal with external interruptions: a colleague asks you how to compile a report; an email program constantly beeps every time a new message comes in.
A 25-minute or 2-hour delay (four Pomodoros) is almost always possible for activities that are commonly considered urgent.

Make these interruptions clearly visible.
Every time someone or something tries to interrupt a Pomodoro, put a dash (-) on the sheet where you record your Pomodoros, apply the Inform, Negotiate, and Call Strategy.

Then apply one of the rules exposed above for internal interruptions.

【割り込み】
一度ポモドーロテクニックを使い始めると、「割り込み」が現実的な問題となってくるでしょう。
ポモドーロテクニックでは割り込みを、「内部割り込み」と「外部割り込み」の二種類に分類して扱います。


○内部割り込み
内部割り込みとは、あなた自身の注意散漫によるものです。例えば、作業中に、立ち上がって何か飲み食いしたくなったり、インターネットで何か探し物をしたくなったりした経験が誰にでもあるでしょう。
これらの割り込みに対して、明確に可視化を行うようにしてください。
内部割り込みが発生した場合は、「ToDoシート」の実行中のアクティビティの右側余白部分にアポストロフィ(')を記入して、以下のいずれかの作業を選択します。


・もしそれが、差し迫った課題であり延期できないと考えるなら、計画外かつ緊急アクティビティとして、「ToDoシート」の末尾に追記しておきます。
・「アクティビティ在庫シート」にそれを追記し、「u」(unpllaned:計画外)マークを付けておきます。必要なら、締切り日を追記しておきましょう。


そして再び、割り込み前に行っていたアクティビティに戻って、タイマーが鳴るまで続けてください。


○外部割り込み
社会の中で働く人々は、レポートの書き方について尋ねてくる同僚や、新着メールの受信アラートを鳴らすメーラーなど、様々な「外部割り込み」に対応する必要があります。
緊急性が高いアクティビティの為に、30分〜2時間程度の作業遅延が、ほぼいつも発生しているというのが実態ではないでしょうか。

これらの割り込みに対しても、明確に可視化を行っていくようにしましょう。
誰かが、あなたのポモドーロを中断しようとやってくるその度に、「ToDoシート」上の現在のアクティビティの右側にダッシュ(-)を記入しておきましょう。

そして、今あなたが他の作業に専念している事実を相手に伝え、いつ頃なら相手の話を受け付けることができるか交渉しておき、後であなたの方から相手へ話を聞きに行きましょう。(もちろんそのヒアリング作業も、ひとつのアクティビティとしてシートへの追加対象となります。)
ヒアリング先で、相手があなたに何かリクエストを出してきた場合には、そのリクエストの結果に影響を与えない範囲で、どれだけそのリクエストを延期できるか聞き出しておきます。そしてその中で、可能な限り一番遅い時間を提案するようにしましょう。
このように、外部割り込みに対しては、すぐに対応することはせずに、可能なかぎり最遅のアクティビティとしてスケジュールできるように仕向けることがポイントです。


このようにして追記されたアポストロフィやダッシュ、「u」マークなどは、「レコーディングシート」への記載対象となります。



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アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門

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